Überblick
Bei hoher Gewerkedichte müssen Anmeldung, Qualifikationsnachweise, Unterweisung und Zugang zusammenpassen. ADLER entwickelt dafür einen projektbezogenen Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten und Statusstufen.
Personengruppen und Zugangsarten
Zu Beginn werden Personengruppen und Zugangsarten definiert: Beschäftigte ausführender Unternehmen, Führungskräfte, Besucher, Lieferanten oder kurzzeitig tätige Personen. Für jede Gruppe werden erforderliche Informationen, Nachweise, Unterweisungen und Freigabeschritte festgelegt.
Prozess, Nachweise und Qualifizierung
ADLER kann den Prozess organisatorisch aufbauen, Nachweiskriterien strukturieren, Statuslisten oder digitale Workflows einrichten und die Schnittstelle zu Zugangssystemen koordinieren. Fachliche Qualifizierungen und Schulungen werden bei Bedarf mit der ADLER Academy verbunden. Die Prüfung eines Nachweises bestätigt nur den dokumentierten Status; sie ersetzt nicht die Eignungs- und Unterweisungspflichten des Arbeitgebers.
Digitale Werkzeuge können den Prozess unterstützen. Sie ersetzen jedoch weder die Prüfung des Einzelfalls noch die Verantwortung des Arbeitgebers für Eignung und Unterweisung seiner Beschäftigten.
Präsenz, Zugang und Datenschutz
Präsenzinformationen können Notfall- und Evakuierungsprozesse unterstützen. Aussagen über Genauigkeit, Echtzeitfähigkeit oder Vollständigkeit richten sich nach Technik, Nutzung und festgelegten Kontrollprozessen. Personenbezogene Daten werden zweckgebunden, transparent, datenminimiert und mit risikoadäquaten Schutzmaßnahmen verarbeitet. Medizinische oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur nach gesonderter Rechts-, Datenschutz- und Sicherheitsprüfung vorgesehen.
Datenschutz und Datensicherheit sind Teil der Prozessgestaltung. Rollen, Datenbedarf, Berechtigungen, Speicherfristen und Löschung werden geklärt; der Datenschutzbeauftragte wird bei relevanten Fragen frühzeitig eingebunden.
Leistungsumfang
- Onboarding-Konzept und Rollen
- Anmelde- und Freigabeworkflow für Unternehmen, Beschäftigte und Besucher
- Qualifikations- und Nachweismatrix
- projektspezifische Unterweisungslogik
- Statusverfolgung und Nachforderung offener Unterlagen
- Schnittstellen zu Präsenz- und Zugangssystemen
- mehrsprachige und visuelle Onboarding-Inhalte
- Reporting zu Onboarding- und Unterweisungsstatus
Häufige Fragen
Welche Daten werden beim Onboarding benötigt?
Das richtet sich nach Projekt, Rolle und Tätigkeit. Erhoben werden nur Informationen, die für Anmeldung, Qualifikationsstatus, Unterweisung, Zugang oder vereinbarte Notfallprozesse erforderlich und rechtlich zulässig sind.
Führt ADLER die benötigten Schulungen selbst durch?
Die Projektorganisation und Statusverfolgung liegen bei HSEE Xperts. Schulungen und Qualifizierungen werden je nach Thema durch die ADLER Academy oder einen geeigneten externen Anbieter durchgeführt.
Welche Rolle hat der Datenschutzbeauftragte beim Onboarding?
Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht datenschutzrelevante Prozesse im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben. Die Verantwortung für die Verarbeitung verbleibt bei den jeweils festgelegten Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern.