Überblick
Wer eine Zertifizierung vorbereiten will, braucht zuerst Klarheit über Ausgangslage, Ziel und Geltungsbereich. ADLER CertConsulting entwickelt daraus gemeinsam mit dem Unternehmen einen Maßnahmenplan und begleitet die Umsetzung. Der Ablauf reicht von GAP-Analyse und Systemaufbau über Schulung, internes Audit und Managementbewertung bis zur Vorbereitung auf das externe Zertifizierungsaudit. Werden dort Abweichungen festgestellt, unterstützt ADLER CertConsulting bei Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen. Über das Zertifikat entscheidet allein die unabhängige Zertifizierungsstelle.
Der genaue Projektverlauf hängt von der Zielnorm, den Tätigkeiten, der Unternehmensgröße und dem vorhandenen Reifegrad ab. Ein Betrieb mit klaren Prozessen und belastbaren Nachweisen benötigt eine andere Unterstützung als ein Unternehmen, das Verantwortlichkeiten und Dokumentation erstmals systematisch aufbaut. Die folgenden acht Schritte bilden deshalb einen Orientierungsrahmen und werden für jedes Projekt konkretisiert.
Erstaufnahme und GAP-Analyse
Wir klären den gewünschten Geltungsbereich und nehmen die vorhandenen Prozesse, Dokumente und Zuständigkeiten auf. In der GAP-Analyse gleichen wir diesen Stand mit den Anforderungen ab. Sie erhalten eine priorisierte Übersicht und können Aufwand, interne Aufgaben und nächste Schritte besser einschätzen.
Aufbau mit den Menschen aus dem Betrieb
Ein Managementsystem funktioniert nur, wenn die beteiligten Personen es verstehen und anwenden. Deshalb entwickeln wir Regelungen mit Geschäftsführung, Verantwortlichen und Mitarbeitern. Vorhandene Abläufe werden übernommen, wo sie tragen. Dokumentation entsteht gezielt dort, wo sie Klarheit schafft oder als Nachweis benötigt wird.
Interne Prüfung vor dem externen Audit
Vor dem Zertifizierungsaudit prüfen wir das System intern. Ein internes Audit zeigt, ob die vereinbarten Prozesse umgesetzt werden und wo noch Handlungsbedarf besteht. Bei Managementsystemen wird außerdem die Managementbewertung vorbereitet. So können offene Punkte geordnet bearbeitet werden.
Ruhige und klar koordinierte Auditbegleitung
Wir kennen typische Auditabläufe und Fragestellungen und bereiten die beteiligten Personen darauf vor. Nachweise werden geordnet, Ansprechpartner kennen ihre Themen und organisatorische Fragen werden rechtzeitig geklärt. Das nimmt unnötige Unsicherheit aus dem Termin und schafft eine sachliche, angenehme Auditsituation.
Bei Bedarf unterstützen wir die Koordination mit der Zertifizierungsstelle und begleiten das externe Verfahren. Die Zertifizierungsstelle prüft unabhängig und entscheidet über das Zertifikat. Werden Abweichungen festgestellt, helfen wir bei Ursachenanalyse, Nachweisen und Korrekturmaßnahmen.
Ablauf der Begleitung
- Ausgangslage und Ziel verstehen
- Anforderungen einordnen
- Lücken und Handlungsbedarf feststellen
- System und Nachweise strukturiert aufbauen
- Verantwortliche und Mitarbeiter einbeziehen
- Intern prüfen und bewerten
- Externes Audit vorbereiten und begleiten
- Abweichungen bearbeiten und System weiterentwickeln
Häufige Fragen
Wie beginnt eine Zertifizierungsvorbereitung?
Am Anfang stehen Zielklärung und Bestandsaufnahme. Dabei werden Norm, Geltungsbereich, Standorte, Tätigkeiten, vorhandene Unterlagen und der gewünschte Zeitrahmen erfasst. Erst danach lässt sich ein belastbarer Maßnahmenplan erstellen.
Was ist eine GAP-Analyse?
Eine GAP-Analyse vergleicht den vorhandenen betrieblichen Stand mit den Anforderungen der Zielnorm oder des Zertifizierungsprogramms. Sie zeigt, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.
Was ist der Unterschied zwischen Stufe 1 und Stufe 2?
Bei einer Managementsystemzertifizierung bewertet die Zertifizierungsstelle in Stufe 1 insbesondere den Systemaufbau und die Bereitschaft für das Hauptaudit. In Stufe 2 prüft sie die Umsetzung und Wirksamkeit im festgelegten Geltungsbereich. Planung und genaue Durchführung legt die Zertifizierungsstelle fest.
Wie lange dauert die Vorbereitung?
Das hängt von Norm, Geltungsbereich, Standorten, vorhandenen Strukturen und verfügbaren internen Ressourcen ab. Auch die Terminverfügbarkeit der Zertifizierungsstelle spielt eine Rolle. Eine belastbare Einschätzung ist nach der Erstaufnahme möglich.
Was geschieht bei Abweichungen im Audit?
Das Unternehmen muss die Feststellung bewerten, ihre Ursache untersuchen und geeignete Korrekturen beziehungsweise Korrekturmaßnahmen nachweisen. ADLER CertConsulting kann diese Bearbeitung strukturieren. Über die Akzeptanz der Maßnahmen entscheidet die Zertifizierungsstelle.